Jedes Dokument kommt an –
das DMS macht es auffindbar.
Scanner, Postfächer, Team-Uploads, Altbestand: Alle Eingänge laufen sternförmig in ein Archiv zusammen. OCR macht jede Seite durchsuchbar, die Verschlagwortung passiert automatisch, archiviert wird revisionssicher – und Trove liefert laufend zu.
Volltextsuche über jede Seite – auch in Jahrzehnte alten Scans. Gesucht wird im Inhalt, nicht nur im Dateinamen.
Über Nextcloud teilen, im Browser bearbeiten und mobil zugreifen – mit Rechten je Nutzer und Gruppe.
Einrichtung, Übernahme des Altbestands, Anbindung von Scannern und Postfächern – auf Wunsch mit laufendem Betrieb.
DMS
Dokumentenmanagement auf bewährter Open-Source-Basis: Paperless-NGX erfasst jedes Dokument, erkennt den Text per OCR, verschlagwortet es automatisch und archiviert es revisionssicher. Nextcloud macht die Ablage im Team nutzbar – mit Freigaben, Office-Bearbeitung im Browser und mobilem Zugriff.
- Volltextsuche über jede Seite – auch in alten Scans
- Automatische Verschlagwortung – auf Wunsch KI-gestützt
- Scanner, E-Mail-Postfach und Upload als Eingangskanäle
- Keine Lizenzkosten, kein Vendor-Lock-in
- Betrieb in Deutschland oder in Ihrem eigenen Netz
Paperless-NGX archiviert, Nextcloud macht es nutzbar
Zwei etablierte Open-Source-Projekte, sauber verzahnt – wir liefern sie als ein schlüsselfertiges System.
Paperless-NGX
Das Archiv: erfasst Dokumente aus allen Kanälen, macht sie per OCR durchsuchbar und legt sie revisionssicher ab.
- OCR-Volltextsuche über jede Seite – auch in alten Scans
- Automatische Verschlagwortung: Korrespondent, Typ, Datum, Tags
- Originale bleiben unverändert – Versionen nachvollziehbar
- Aufbewahrungsfristen im Blick
Nextcloud
Die Team-Ebene: macht das Archiv im Alltag nutzbar – vom Büro, unterwegs und gemeinsam mit Kollegen.
- Ordner und Dokumente teilen – mit Rechten je Nutzer und Gruppe
- Office-Dokumente direkt im Browser bearbeiten
- Mobiler Zugriff per App und Sync
- Läuft auf Ihrer Infrastruktur oder unserer – in Deutschland
Vom Papierstapel zum durchsuchbaren Archiv
Erfassen
Scanner, E-Mail-Postfach, Ordner oder Upload: Neue Dokumente landen automatisch im Posteingang und werden sofort verarbeitet.
Verstehen
OCR macht jede Seite durchsuchbar; Korrespondent, Dokumenttyp, Datum und Tags werden automatisch vergeben – regelbasiert, auf Wunsch KI-gestützt.
Archivieren & teilen
Revisionssicher abgelegt, im Volltext auffindbar und über Nextcloud im Team nutzbar – mit Rechten je Nutzer und Gruppe.
Vom Posteingang ins Archiv – ohne Handarbeit
Paperless-NGX und Nextcloud decken den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments ab – wir kümmern uns um Einführung und Betrieb.
Erfassung aus allen Kanälen
Scanner, E-Mail-Postfach, Ordner oder Upload: Neue Dokumente landen automatisch im Posteingang und werden sofort verarbeitet.
OCR & Volltextsuche
Jede Seite wird texterkannt und durchsuchbar – gesucht wird im Inhalt, nicht nur im Dateinamen. Auch bei Jahrzehnte alten Scans.
Automatische Verschlagwortung
Korrespondent, Dokumenttyp, Datum und Tags werden automatisch vergeben – regelbasiert und auf Wunsch KI-gestützt.
Revisionssichere Archivierung
Originaldateien bleiben unverändert erhalten. Versionen, Änderungen und Aufbewahrungsfristen bleiben nachvollziehbar.
Nextcloud fürs Team
Dokumente teilen, gemeinsam im Browser bearbeiten und mobil zugreifen – mit Rechten je Nutzer und Gruppe.
Einführung, Migration & Betrieb
Wir richten das DMS ein, übernehmen den Altbestand und binden Scanner und Postfächer an – auf Wunsch inklusive laufendem Betrieb.
Open Source statt Lizenz-Lock-in
Paperless-NGX und Nextcloud sind weltweit eingesetzte Open-Source-Projekte mit offenen Formaten und Schnittstellen. Ihre Dokumente liegen in einem System, das Ihnen gehört – nicht in einem proprietären Silo.
Keine Gebühren pro Nutzer, Dokument oder Jahr für die Software – Sie investieren in Einrichtung und Betrieb, nicht in Lizenzen.
Offene Standards und Formate: Ihre Dokumente und Metadaten lassen sich jederzeit vollständig exportieren und weiternutzen.
Betrieb auf Infrastruktur in Deutschland – oder vollständig On-Premise in Ihrem eigenen Netz.
Wir führen ein, migrieren und betreiben
Ein DMS nützt nur, wenn es läuft und gefüllt ist. Deshalb liefern wir es nicht als Software, sondern als fertiges System.
Einrichtung & Migration
Wir setzen das System auf, definieren Dokumenttypen und Regeln mit Ihnen und übernehmen den Altbestand – strukturiert und ohne Aufwand für Ihr Team.
Anbindung
Scanner, E-Mail-Postfächer und bestehende Ablagen werden als Eingangskanäle angebunden – neue Dokumente fließen ab Tag eins automatisch ein.
Betrieb & Betreuung
Auf Wunsch übernehmen wir Updates, Backups und Monitoring im laufenden Betrieb – mit persönlichem Ansprechpartner.
Mehr dazu: Betrieb & Betreuung durch RE-SOFT
Gebaut für professionelle Immobilien-Bestandshalter
Das DMS ist auf Organisationen zugeschnitten, die große Dokumentbestände dauerhaft sichern, durchsuchen und im Team nutzen müssen.
Immobilien-Family-Offices
Das Archiv über Generationen: jedes Dokument dauerhaft gesichert, durchsuchbar und jederzeit vollständig exportierbar.
Kapitalverwaltungsgesellschaften
Revisionssichere Ablage mit Aufbewahrungsfristen – Unterlagen für Prüfung und Reporting sind sofort greifbar.
Asset & Investment Manager
Ein durchsuchbares Archiv fürs ganze Team – vom Büro und unterwegs, mit Rechten je Nutzer und Gruppe.
Private Bestandshalter
Schluss mit Ordnern im Keller: alles gescannt, automatisch verschlagwortet und in Sekunden gefunden.
Die anderen Bausteine
Das DMS bewahrt den Bestand auf – Trove füllt und befragt ihn, der Datenraum teilt ihn kontrolliert nach außen.
Trove
Empfängt, ordnet, antwortetNimmt entgegen, was Ihre Dienstleister liefern, legt es nach Ihren Regeln ab und macht den Bestand befragbar.
Zu Trove 02Datenraum
Teilt kontrolliert nach außenDue Diligence, Verkauf und Zusammenarbeit mit Externen – granular berechtigt und lückenlos protokolliert.
Zum DatenraumÜberblick: Alle Produkte & das Prinzip
Das DMS live sehen?
Wir zeigen Paperless-NGX und Nextcloud anhand Ihrer eigenen Unterlagen – unverbindlich und in 30 Minuten.